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Online-Kontoauszüge für die Steuererklärung

Online-Kontoauszüge sind zwar grundsätzlich als Zahlungsnachweis für die Steuererklärung akzeptabel, genügen aber nicht den gesetzlichen Vorgaben, die Unternehmen erfüllen müssen.

Ausgedruckte Online-Kontoauszüge haben den Vorteil, dass man nicht extra zur nächsten Filiale mit Kontoauszugsdrucker laufen oder der Bank Gebühren für die Zusendung zahlen muss. Damit sind sie allerdings noch nicht automatisch gleichwertig mit konventionellen Kontoauszügen. Die Finanzverwaltung hat aber erklärt, wann auch Online-Kontoauszüge ihren Anforderungen genügen.

Privatpersonen können demnach auf die Zusendung konventioneller Kontoauszüge komplett verzichten. Der Finanzverwaltung genügt bei der Steuererklärung auch ein Ausdruck des Online-Kontoauszugs als Zahlungsnachweis.

Anders sieht es aus bei Unternehmen: Am Onlinebanking teilnehmende Firmen genügen mit einem Ausdruck des elektronischen Kontoauszuges in der Regel nicht ihren Aufzeichnungspflichten, da es sich um ein originär digitales Dokument handelt. Der elektronische Kontoauszug muss daher durch Übertragung der Inhalts- und Formatierungsdaten auf einen maschinell auswertbaren Datenträger archiviert werden. Dies setzt voraus, dass die übermittelten Daten vor dem Speichern bzw. bei einem möglichen späteren Ausdruck nicht verändert werden können.

Wie die Finanzverwaltung selbst feststellt, gibt es derzeit allerdings keine Software, die diese Anforderungen erfüllt. In den meisten Fällen können die Firmen daher nicht auf die Zusendung von Kontoauszügen in Papierform verzichten. Die Finanzverwaltung lässt es aber zu, dass die Kreditinstitute zusätzlich Monatssammelkontoauszüge in Papierform zusenden, weil dann eine weitere Kontrollmöglichkeit geschaffen ist.